Suunta Jyväskylä ry:n tietosuoja

Suunta Jyväskylän jäsenrekisteri- ja laskutusohjelmana toimii internet-pohjainen Seuramappi-palvelu. Lisäksi jäsenten tietoja on tallennettuna Suunnistusliiton ylläpitämässä IRMA-järjestelmässä ja Olympiakomitean ylläpitämässä Suomisport-palvelussa.

Seuramappi

Seuramappiin tallennetaan tiedot, jotka ovat välttämättömiä palvelujen suunnittelun, tuottamisen ja kehittämisen, asiakassuhteiden hoitamisen ja laskutuksen takia. Käyttäjä antaa tiedot itse jäseneksi liittymisen yhteydessä. Kaikki jäsenet saavat henkilökohtaiset käyttäjätunnukset, jotka käyttävät salattua yhteyttä tiedon kulkuun. Näillä käyttäjätunnuksilla jokainen rekisteröitynyt jäsen pääsee tarkistamaan ja muokkaamaan omia tietojaan. Seurasta eroamisen jälkeen henkilötietoja säilytetään kolme vuotta, minkä jälkeen ne poistetaan rekisteristä. Pyynnöstä tiedot voidaan poistaa välittömästi eroamisilmoituksen jälkeen.

Seuramappi-järjestelmään voidaan antaa käyttöoikeuksia monin eri kriteerein. Käyttöoikeus annetaan vain niille henkilöille ja niihin tietoihin, jotka ovat välttämättömiä seuran toiminnan kannalta. Pääkäyttäjänä, jolla on pääsy kaikkiin tietoihin, toimii sihteeri Kerttu Jäntti. Lisäksi pääkäyttäjän oikeudet on puheenjohtaja Ossi Heikkilällä ja taloudenhoitaja Timo Jäntillä. Johtokunnan jäsenillä on oikeus lähettää viestejä seuramapin kautta kaikille seuran jäsenille sekä katsella ja muokata seuran tapahtumia. Ryhmien vastuuhenkilöillä on oikeus katsella ja muokata oman ryhmän jäsenten ja tapahtumien tietoja sekä lähettää viestejä omalle ryhmälle. Seuratoiminnan vastuuhenkilöllä on oikeus laskuttaa seuran jäseniä ja katsella seuran jäsenten tietoja. Kirjanpitäjällä on oikeus seuran laskutustietoihin. Viestien lähettämisoikeus on annettu tarvittaessa myös muille yksittäisille seuran jäsenille.

Seuramapin kaikki palvelimet sijaitsevat Suomen rajojen sisällä. Palvelun sisällöstä on laadittu yksityiskohtaisempi rekisteriseloste, johon löytyy linkki Seuramappi-sivuston jokaisen sivun alalaidasta.

IRMA

Suunnistusliitto ylläpitää IRMA-palvelua, jonka kautta tapahtuu kilpailuihin ilmoittautuminen, kilpailujen hallinta sekä ansiomerkkien ja ratamestaripätevyyksien haku. Perusperiaatteena on, että kaikki 15-vuotiaat ja vanhemmat rekisteröityvät ja hallitsevat itse omia tietojaan IRMAssa. Kaikkien suunnistuskoulumaksun maksaneiden lasten tiedot syötetään seuran puolesta järjestelmään. Seuran pääkäyttäjillä on oman seuran jäsenten tietojen katselu- ja hallintaoikeus.

Suomisport

Kilpailulisenssien ja vakuutusten osto sekä Rastilippupalvelu toimivat Olympiakomitean ylläpitämän Suomisport-palvelun kautta. Palvelun käyttöoikeudet ja -periaatteet ovat hyvin samantaiset kuin IRMA-palvelussa, eli jokainen 15-vuotias ja vanhempi syöttää itse tietonsa järjestelmään. Jokainen rekisteröitynyt henkilö pystyy hallinnoimaan omia tietojaan salasanan avulla. Seuran pääkäyttäjillä on oikeus katsella ja muokata oman seuran jäsenten tietoja. Suunnistuskoulumaksun maksaneiden lasten tiedot syötetään seuran puolesta palveluun, koska seura maksaa näiden lasten lisenssit.