Suunta Jyväskylä ry:n tietosuoja

Suunta Jyväskylän jäsenrekisteri- ja laskutusohjelmana toimii internet-pohjainen myClub-palvelu. Lisäksi jäsenten tietoja on tallennettuna Suunnistusliiton ylläpitämässä IRMA-järjestelmässä ja Olympiakomitean ylläpitämässä Suomisport-palvelussa.

myClub jäsenrekisteri ja laskutussovellus

myClubiin tallennetaan jäsenistöstä ne tiedot, jotka ovat välttämättömiä jäsenyyden ylläpitämiseen ja laskutukseen sekä jäsenistölle suunnattujen palvelujen suunnitteluun, tuottamiseen ja kehittämiseen.

Käyttäjä antaa tiedot itse jäseneksi liittymisen yhteydessä. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen myClub käyttäjätunnus, jota käyttäen rekisteröitynyt jäsen pääsee tarkistamaan ja muokkaamaan omia tietojaan. Seurasta eroamisen jälkeen henkilötietoja säilytetään seuran jäsenrekisterissä maksimissaan kolme vuotta, minkä jälkeen ne poistetaan rekisteristä. Jäsenen pyynnöstä tiedot voidaan poistaa välittömästi eroamisilmoituksen jälkeen.

myClub –järjestelmän käyttöoikeudet perustuvat käyttäjärooleihin. Käyttöoikeus annetaan vain niille henkilöille ja niihin tietoihin, jotka ovat välttämättömiä seuran toiminnan kannalta. Järjestelmän pääkäyttäjinä ovat johtokunnan varsinaiset jäsenet. Ryhmien vastuuhenkilöillä on oikeus katsella ja muokata oman ryhmän jäsenten ja tapahtumien tietoja sekä lähettää viestejä omalle ryhmälle. Seuratoiminnan vastuuhenkilöllä on oikeus laskuttaa seuran jäseniä ja katsella seuran jäsenten tietoja. Kirjanpitäjällä on oikeus seuran laskutustietoihin. Viestien lähettämisoikeus on annettu tarvittaessa myös muille yksittäisille seuran jäsenille.

myClub palvelu tuotetaan EU -alueella. Palvelun sisällöstä on laadittu yksityiskohtaisempi tietosuojaseloste.

IRMA

Suunnistusliitto ylläpitää IRMA-palvelua, jonka kautta tapahtuu kilpailuihin ilmoittautuminen, kilpailujen hallinta sekä ansiomerkkien ja ratamestaripätevyyksien haku. Perusperiaatteena on, että kaikki 15-vuotiaat ja vanhemmat rekisteröityvät ja hallitsevat itse omia tietojaan IRMAssa. Kaikkien suunnistuskoulumaksun maksaneiden lasten tiedot syötetään seuran puolesta järjestelmään. Seuran pääkäyttäjillä on oman seuran jäsenten tietojen katselu- ja hallintaoikeus.

Suomisport

Kilpailulisenssien ja vakuutusten osto sekä Rastilippupalvelu toimivat Olympiakomitean ylläpitämän Suomisport-palvelun kautta. Palvelun käyttöoikeudet ja -periaatteet ovat hyvin samantaiset kuin IRMA-palvelussa, eli jokainen 15-vuotias ja vanhempi syöttää itse tietonsa järjestelmään. Jokainen rekisteröitynyt henkilö pystyy hallinnoimaan omia tietojaan salasanan avulla. Seuran pääkäyttäjillä on oikeus katsella ja muokata oman seuran jäsenten tietoja. Suunnistuskoulumaksun maksaneiden lasten tiedot syötetään seuran puolesta palveluun, koska seura maksaa näiden lasten lisenssit.